Warum unsere ERP-Lösung die Rechnungsprozesse bei Pro Food massiv vereinfacht
Warum unsere ERP-Lösung die Rechnungsprozesse bei Pro Food massiv vereinfacht
Branche: | Produktion |
Sitz: | Recklinghausen, Nordrhein-Westfalen, Deutschland |
Mitarbeiter: | 12 |
Website: | www.profood.org |
Pro Food steuert weltweite Handelsprozesse mit Fleisch und Lebensmitteln – inklusive diverser Währungen im Rechnungslauf. Haufe X360 wird dabei zu einem massiven „Vereinfacher“ für den Ein- und Verkauf.
Die Vorteile für Pro Food im Überblick
- Schneller: 75 Prozent mehr Tempo bei der Rechnungserstellung mit unterschiedlichen Währungen – ohne jede Umrechnung
- Korrekt: 0-Fehler-Quote bei der Verknüpfung von Daten zu komplexen internationalen Streckengeschäften
- Passgenau: Individuelle Lösung für die einfache Anlage von Kunden-Stammdaten und wöchentlichen Preislisten
- Effizienter: Schnelle Kontrolle der Liefer- und Lagerprozesse – dank umfassender Verknüpfung mit Bestell- und Lieferprozessen
In nur acht Wochen zum Go-Live 5 Fragen – 5 Antworten zu unserer Haufe X360 Lösung bei Pro Food
- Wie war die Ausgangslage?
Pro Food steuert riesige Handelsmengen von Fleisch in einem weltweiten Markt, der von Südamerika über Europa bis Asien reicht. Dabei kaufen die Trading-Spezialisten frische Fleischwaren von Schlacht- und Zerlege-Betrieben auf, wobei die Waren gründliche Qualitätskontrollen durchlaufen. Anschließend profitieren Kunden unter anderem von großen Warenbeständen in den Lagern, was die Lieferfähigkeit garantiert. Außerdem agiert Pro Food sehr flexibel: Ob südamerikanisches Rindfleisch für asiatische Produzenten oder deutscher Schinken für das europäische Ausland – das Unternehmen macht (fast) alles möglich. Allerdings führte dieser Anspruch auch zu Problemen mit der eingesetzten Buchhaltungssoftware Lexware: Ausgangsrechnungen in verschiedenen Währungen ließen sich mit diesem System nicht erstellen. Stattdessen musste man jede Rechnung in Euro anlegen und das Ergebnis mit einer weiteren Software umrechnen. Das war ein riesiger Aufwand.
- Wie kam es zur Wahl von Haufe X360?
Die Spezialisten erkundigten sich direkt bei uns nach einer Lösung für dieses Problem – und es war keine Frage, dass Haufe X360 hierfür perfekt geeignet ist. Schließlich verarbeitet das System alle Währungen völlig reibungslos. Darüber hinaus haben wir uns alle Prozesse vor Ort angeschaut und viele Details durchgesprochen. So entstand eine perfekte Informationsgrundlage für eine rasante Implementierung. Der gesamte Prozess vom ersten Meeting bis zum Go-Live dauerte nur acht Wochen.
- Wie erfolgte die Modellierung des ERP-Systems durch uns?
Einerseits durchlief eine ERP-Vorabversion einige Stresstests – rund zwei Wochen lang wurden alle Ausgangsrechnungen probeweise angelegt. Andererseits passten wir das System schnell an, wenn es während des Tests zu Problemen kam. Kleine Details machten dabei einen Unterschied. So entstand beispielsweise ein Button, mit dem man per einfachen Klick die „richtige“ Bankverbindung für einen Kunden in den Stammdaten definiert (es stehen mehrere Konten bei Pro Food zur Auswahl).
- Was zeichnete die Umstellung aus?
„Vor dem Start gab es eine ganze Reihe von hilfreichen Schulungen für alle Beteiligten. Trotzdem hatten wir während der Einarbeitungsphase diverse Fragen“, sagt dazu Alexandra Kursawe von Pro Food. „Und hier profitierten wir von einem umfassenden Service: Lutz Consulting stand praktisch ununterbrochen am Telefon zur Verfügung. Manchmal glich das Ganze fast einer Standleitung. Und mittlerweile ist die Nutzung von Haufe X360 tief im Unternehmen verankert.“
- Wie profitiert das Unternehmen vom neuen ERP-System?
Einkauf: Die User legen jede neue Bestellung mit automatisierten Masken an und versenden ein Pdf an den Schlachtbetrieb. Im zweiten Schritt erstellt das Lager (nach dem Wareneingang) eine Aufstellung mit gelieferten Waren – inklusive tatsächlicher Gewichte, weil Gefrier- und Kühlprozesse zu schwankenden Werten führen. Diese Informationen werden von Pro Food im ERP erfasst, weshalb der Warenbestand tagesaktuell im System vorliegt. Und: Alle dazugehörigen Eingangsrechnungen (und spätere Ausgangsrechnungen) lassen sich mit dem Bestand verknüpfen.
Buchhaltung: Haufe X360 erstellt Ausgangsrechnungen in jeder Währung. Folglich entfallen die Umrechnungsprozesse – das reduziert den Zeitaufwand in der Buchhaltung um rund 75 Prozent! Darüber hinaus ist es einfach, nachfolgende Prozesse zu kontrollieren. Dafür erstellt das Lager für jede „Auslagerung“ eine Liste, die im ERP mit der vorliegenden Bestellung verknüpft wird. Stimmen die Werte in der „Auslagerung“ mit der Bestellung überein? Das ERP gibt in Sekundenschnelle Auskunft!
„Wir können unsere Aufträge und Rechnungen sekundenschnell in jeder Währung anlegen – alleine das macht für uns einen riesigen Unterschied. Früher habe ich sehr viel mehr Zeit am Tag für die internationalen Ausgangsrechnungen benötigt. Jetzt dauert dieser Prozess maximal eine Stunde. Mit der Lösung von Lutz Consulting sind wir rundum zufrieden.“
Alexandra Kursawe, Accounts Department bei Pro Food