Jahreswechsel in der Entgeltabrechnung: Diese Fristen sollten Unternehmen im Blick behalten

Zum Jahreswechsel steigt die Arbeitslast in Personalabteilung und Lohnbuchhaltung erfahrungsgemäß deutlich an. Neben dem Tagesgeschäft müssen zahlreiche Abschlussarbeiten erledigt und Fristen eingehalten werden. Wer hier den Überblick behält, vermeidet Nachfragen von Behörden, Nacharbeiten und im schlimmsten Fall Nachzahlungen.

Die folgende Übersicht zeigt die wichtigsten Termine und Aufgaben rund um Lohnsteuer, Sozialversicherung, Berufsgenossenschaft und interne Prüfungen.

Abschlussarbeiten noch im alten Jahr im Bereich Lohnsteuer

Bereits mit der Lohnabrechnung für Dezember des laufenden Jahres steht eine zentrale Aufgabe an:

Lohnsteuerjahresausgleich durchführen
Unternehmen mit mindestens 10 Arbeitnehmern sind verpflichtet, einen Lohnsteuerjahresausgleich durchzuführen. Dieser erfolgt mit der Lohnabrechnung Dezember und gleicht unterjährige Differenzen bei der Lohnsteuer aus.

Ebenfalls noch vor dem technischen Jahreswechsel wichtig:

Lohnkonto prüfen
Für alle Arbeitnehmer sollten die Lohnkonten auf Vollständigkeit und Plausibilität kontrolliert werden – und zwar vor dem Wechsel in das Folgejahr. So stellen Sie sicher, dass alle Daten für Bescheinigungen und Meldungen korrekt vorliegen.

Meldungspflichten bis Mitte Febuar:

Jahresentgeltmeldungen Sozialversicherung versenden
Für alle sozialversicherungspflichtigen Arbeitnehmer sind die Jahresentgeltmeldungen zu erstellen und bis spätestens 15.02. des Folgejahres zu übermitteln. Diese Meldungen bilden eine wichtige Grundlage für Renten- und Leistungsansprüche.

Unfallversicherungs-Jahresmeldungen versenden
Für alle uv-pflichtigen Arbeitnehmer (also alle, die der gesetzlichen Unfallversicherung unterliegen) müssen die entsprechenden UV-Jahresmeldungen bis spätestens 16.02. des Folgejahres abgegeben werden.
Lohnnachweise elektronisch bei der Berufsgenossenschaft einreichen
Alle Unternehmen mit Beschäftigten sind verpflichtet, ihre Lohnnachweise elektronisch an die zuständige Berufsgenossenschaft zu übermitteln – ebenfalls bis spätestens 16.02. des Folgejahres. Diese Daten sind Grundlage für die Beitragsberechnung der BG.

Lohnsteuerbescheinigung: Frist bis Ende Februar

Spätestens im neuen Jahr rücken die elektronischen Lohnsteuerbescheinigungen in den Fokus:

Lohnsteuerbescheinigung übermitteln
Für alle steuerpflichtigen Arbeitnehmer muss die elektronische Lohnsteuerbescheinigung bis spätestens 28.02. des Folgejahres an die Finanzverwaltung übermittelt werden. Eine rechtzeitige Übermittlung erleichtert den Mitarbeitern ihre eigene Steuererklärung und vermeidet Rückfragen.

Schwerbehinderte Beschäftigte: Ausgleichsabgabe

Unternehmen mit einer bestimmten Beschäftigtenzahl müssen zusätzlich auf einen weiteren Termin achten:

Ausgleichsabgabe für Schwerbehinderte
Betriebe mit mindestens 20 Arbeitsplätzen sind zur Beschäftigung schwerbehinderter Menschen verpflichtet oder müssen eine Ausgleichsabgabe zahlen. Die entsprechende Meldung und Zahlung sind bis spätestens 31.03. des Folgejahres zu erledigen.

U1-Umlage und Versicherungsstatus: Prüfen statt nachbessern

Neben den externen Meldungen sind interne Prüfungen zum Jahresanfang entscheidend:

Umlagepflicht U1 prüfen
Unternehmen mit bis zu 30 vollzeitbeschäftigten Arbeitnehmern (Basis: Vorjahreswerte) sollten im Januar des Folgejahres prüfen, ob eine Umlagepflicht nach U1 besteht bzw. sich Änderungen ergeben haben. Das beeinflusst die Erstattung von Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall.
Pflichtversicherung von Arbeitnehmern prüfen
Bei Arbeitnehmern mit einem Entgelt oberhalb der Jahresarbeitsentgeltgrenze ist zu prüfen, ob weiterhin Versicherungspflicht in der gesetzlichen Krankenversicherung besteht oder ein Wechsel in die freiwillige Versicherung vorliegt. Diese Prüfung sollte vor der Abrechnung Januar des Folgejahres abgeschlossen sein.

Resturlaub: Offene Ansprüche rechtzeitig klären

Zum Jahresstart bietet sich zudem eine Bestandsaufnahme offener Urlaubsansprüche an:

Resturlaub prüfen
Für alle Arbeitnehmer sollte der Resturlaub des Vorjahres geprüft und dokumentiert werden – idealerweise vor der Abrechnung Januar des Folgejahres. So lassen sich Streitfälle vermeiden und Regelungen zu Übertrag und Verfall transparent umsetzen.

Fazit:
Wenn Sie diese Termine systematisch in Ihren Jahresabschlussplan integrieren, entlasten Sie Lohnbuchhaltung und Ihre Personalabteilung spürbar. Eine saubere Checkliste, klare Zuständigkeiten und rechtzeitig gestartete Abschlussarbeiten stellen sicher, dass der Jahreswechsel in der Entgeltabrechnung nicht zum Stressfaktor für Sie wird.