Effizient Ihren Außendienst mit Haufe X360 steuern

Mit der Software gelingt es Ihnen viel Zeit bei der Bearbeitung von Kundenanfragen zu sparen. Kundeninformationen sind allesamt in der Software hinterlegt, sodass Sie schnell auf Daten wie die Produkthistorie zurückgreifen. Serviceaufträge sind kopierbar, bearbeitbar und Sie definieren sie nach der Terminart oder nach dem Benutzer. Automatisch erstellen Sie Tages- und Wochenpläne. Alternativ planen Sie händisch mit Drag-and-Drop-Werkzeugen.

Füllen Sie die Software mit Informationen über Produkte oder Gerätschaften, die Sie bei Ihren Kunden betreuen. Mit einfachen Mitteln planen Sie mögliche Wartungsarbeiten. Da die Außendienststeuerung mit dem Kundenmanagement verknüpft ist, lassen sich die Geräte bei den Kunden mit Verträgen verbinden.

Für jeden Kunden erstellen Sie bei Bedarf mehrere Serviceverträge. Enthaltene Termine planen Sie nach verfügbaren Ressourcen auf der Termintafel.

Mit wenigen Klicks erstellen Sie Garantieangebote. Geben Sie an, was zur Garantie gehört, damit diese Punkte nicht in der Kundenrechnung auftauchen.

Statten Sie jedem Mitarbeiter mit der Haufe X360 App aus, damit alle Mitarbeiter auch von unterwegs Kundendaten einsehen können. Auch lassen sich Service- und Reisezeiten erfassen. Für die App ist ein internetfähiges Android- oder Apple iOS-Gerät notwendig.

Dienstleistungen planen Sie mit der Software effizient. Geben Sie an, welche Werkzeuge oder Ressourcen notwendig sind. Neigen sich die Anzahl der Werkzeuge zu Ende, erhalten Sie vom System eine Warnmeldung, dass Ressourcen ausgeschöpft sind.

Von unterwegs rufen Ihre Außendienstmitarbeiter Zeitpläne auf, um wichtige Informationen mitzubekommen. Auch ist es möglich eine SMS oder eine E-Mail dem jeweiligen Mitarbeiter zu senden, falls in etwa eine neue Buchung vorliegt.

Der Software sind verschiedene Währungen hinterlegt, sodass sie auch für Leistungen außerhalb des Euroraums geeignet sind.

Erstellen Sie einen Fakturierungsservicevertrag, um Aspekte automatisch zu berücksichtigen, statt sie manuell zu prüfen. Automatisiert wird die Leistung, die Stundenanzahl oder in etwa die zu zahlende Gebühr berücksichtigt.

Die Haufe Außendienststeuerung ist im Haufe ERP-System integriert. Das bedeutet: Sie arbeiten abteilungsübergreifend, da Kundeninformationen von allen Abteilungen einsehbar sind.

Ihre Routen zeigt die Software in Google Maps an. Ebenfalls sehen Sie in Listen, welche Ausrüstung für den jeweiligen Mitarbeiter und der Route benötigt wird. Praktisch: Farben zeigen den Auftragsstatus an, sodass Sie leicht prüfen wie der Fortschritt einzelner Aufträge ist. Die Route lässt sich mit den Diensten von Google Maps optimieren, um die Fahrzeit zu reduzieren. Zum Beispiel passt sich die Route nach den vorliegenden Verkehrsbedingungen an und der Mitarbeiter bekommt über ein mobiles Endgerät eine Information über die geänderte Route.

In der Software sind die Karten von Google Maps integriert, wodurch Sie in Echtzeit Informationen erhalten. Ihr Standort oder die Fahrzeit wird je nach Verkehrslage angepasst. Kommt es zu Änderungen der Route, wird die neue Strecke dem Mitarbeiter über ein mobiles Gerät mitgeteilt.

Dienstleistungsverträge mit Ihren Kunden verwalten Sie bequem mit der Haufe X360 Außendienststeuerung. Sie erstellen sie einzeln für jeden Kunden und Standort. Auch lassen sich mehrere Verträge pro Kunde kombinieren.

Termine für Serviceverträge werden automatisch erstellt. Auch die Ausrüstung, die für den jeweiligen Auftrag erforderlich ist, wird automatisch aufgelistet. Übrigens: Mit einem Klick sehen Sie, ob Kundengeräte gewartet wurden oder nicht.

Für Ihre Dienstleistungen lassen sich Vorlagen erstellen.

Vermeiden Sie Missverständnisse, indem Sie Garantie-Bedingungen genau in der Software festlegen. Für einen Serviceauftrag sind auch mehrere Garantien wie eine Garantie auf die verrichtete Arbeit und gleichzeitig eine Garantie auf die Materialien denkbar.

Für die geleisteten Stunden und benötigten Teile erstellen Sie passende Rechnungen direkt in der Software.

Die Außendienststeuerung ist mit der Warenwirtschaft verknüpft, die automatisch Ersatzteile beschafft.

Häufig sind nicht alle Werkzeuge an einem Standort zu finden. Mit der Haufe X360 Außendienststeuerung behalten Sie die Kontrolle über alle Lagerstandorte und die Anzahl und Art der Reparaturteile oder Werkzeuge. Geht ein Bestand zur Neige, wird automatisch ein Nachschubauftrag ausgelöst. Der jeweilige Bestand wird zu dem Ort versendet, wo Sie ihn benötigen. Trifft dieser ein, wird automatisch Ihr Service-Techniker informiert, damit der Servicetermin ausgeführt werden kann.

Ihre Außendienstmitarbeiter sind mit einem mobilen Gerät ausgestattet, an dem Sie neue Informationen senden. Es entsteht eine lückenlose Kommunikation, wodurch jeder Mitarbeiter transparent alle Termine, Bestellungen etc. mitbekommt.