Erleichterung für Arbeitgeber: Neue Regelungen für private Krankenversicherungsbeiträge
Papierbescheinigungen gehören der Vergangenheit an – dank Rückmeldung über ELStAM
Ab dem 1. Januar 2026 müssen Arbeitgeber die Beiträge privat krankenversicherter Mitarbeiter nicht mehr manuell erfassen – die Daten kommen künftig elektronisch direkt vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) im Rahmen des ELStAM-Verfahrens.
Das bedeutet: Kein Papierkram mehr für Mitarbeiter, weniger Aufwand für die Lohnabrechnung.
Neu eingeführt werden zwei elektronische Merkmale:
- Monatliche PKV-Beiträge mit steuerfreiem Arbeitgeberzuschuss (§ 3 Nr. 62 EStG)
- Beiträge, die bei der Vorsorgepauschale berücksichtigt werden (§ 39 Abs. 4 Nr. 4 EStG)
Wichtig für den Start:
Für die Jahre 2026 und 2027 gilt eine Übergangsregelung: Wenn technische Probleme auftreten, darf der Arbeitgeber weiterhin eine Ersatzbescheinigung der Versicherung in Papierform nutzen – ein sogenanntes Ersatzverfahren.
Auch bei der Vorsorgepauschale tut sich etwas:
Die bisherige Mindestpauschale – 12 % vom Arbeitslohn, max. 1.900 € jährlich bzw. 3.000 € jährlich bei Lohnsteuerklasse III – entfällt. Stattdessen fließen ab 2026 die elektronisch gemeldeten PKV-Beiträge direkt in die Berechnung ein – transparenter und genauer.
Vorgehen in Lexware:
In der Regel werden die Lohnsteuerabzugsmerkmale dem Arbeitgeber ab Dezember für das Folgejahr übermitteln. In der Lohnsoftware können sie ab der Programmversion 2026 (voraussichtlich verfügbar ab KW 44) abgerufen werden. Die rückgemeldeten PKV-Beiträge werden in der Antwortzentrale auf der Seite „Rückmeldungen Meldeverfahren“ aufgeführt.
In die Mitarbeiterstammdaten können die elektronisch abgerufenen PKV-Beiträge erst nach der Installation des Updates Januar 2026 übernommen werden, da sie grundsätzlich auch erst ab Januar gelten.
Selbstverständlich halten wir Sie über die Programmanpassungen und geänderten Vorgehensweisen weiter auf dem Laufenden!