Wie MESS-Contracting seine Prozesse mit der ERP-Lösung von Haufe perfektioniert

Passgenaue Wärmelösungen von der Planung der Technik bis zur laufenden Wartung – alles inklusive Energie-Lieferverträge! Mit diesem Gesamtpaket punktet MESS-Contracting im Immobilienmarkt. Buchhaltung und Projektmanagement erfolgen hocheffizient mit unserer ERP-Lösung auf Basis von Haufe X360.

• Ganzheitlich: Controlling der komplexen Projekte mit wenigen Klicks
• Schnell: Erstellung der Energierechnungen auf Basis einer passgenauen Konfiguration innerhalb von Haufe X360
• Einfach: Projektmanagement mit automatisierter Ablage von Rechnungen, Kalkulationen, Schriftverkehr und vielem mehr
• Aktuell: Überblick über laufende Kosten der installierten Energielösungen zur Bestimmung ihrer Wirtschaftlichkeit
• Zielgerichtet: Implementierung in nur 3 Monaten durch Lutz Consulting auf Basis eines engen Austauschs

1. Wie war die Ausgangslage?

Was ist bei großen Mehrfamilienhäusern die effizienteste Technologie zur Wärmeversorgung und welche Kosten entstehen dabei – auf diese Fragen gibt MESS-Contracting ganzheitliche Antworten, denn das Unternehmen kümmert sich um alles von der Planung bis zum Betrieb. Die Lösung wird individuell konzipiert und anschließend verantworten die Spezialisten beispielsweise auch die Wartung. Dafür schließen Endkunden Energielieferverträge über zehn bis fünfzehn Jahren mit MESS-Contracting ab. In den letzten Jahren sorgte dieser Ansatz für einen konstanten Erfolg. Mittlerweile ist eine zweistellige Zahl von Anlagen in Betrieb. Allerdings verkomplizierten sich in der Folge die Buchhaltungsprozesse. Schließlich gehört zum Beispiel die Erstellung von anspruchsvollen Abschlagsrechnungen zum Geschäftsmodell, wobei für diese und andere Aufgaben ein Mix aus Lexware, Excel und MS Word zum Einsatz kam. „Dabei war es kaum möglich, einen aktuellen Überblick über Kennzahlen zu bekommen“, betont Ana Pestereanu von MESS-Contracting.

2. Wie kam es zur Wahl von Haufe X360?

Unter diesen Vorzeichen machte sich das Unternehmen auf die Suche nach einem ERP-System, mit dem sich Controlling, Buchhaltung und Projektmanagement ganzheitlich steuern lassen – und landete nach einigen Anbieter-Präsentationen bei Haufe X360. „Das System bot als einziges die Möglichkeit, alle Bedingungen rund um die Erstellung von Energierechnungen zu konfigurieren. Das modulare Baukastenprinzip hat uns überzeugt. Im Übrigen waren die prognostizierten Kosten niedriger als bei anderen Anbietern“, erklärt Ana Pestereanu.

3. Wie erfolgte die Modellierung des ERP-Systems?

Wir setzten auf einen sehr systematischen Prozess: Den Usern bei MESS-Contracting wurde kurz nach Projektstart eine erste Testversion von Haufe X360 zur Verfügung gestellt. Sie enthielt Musterrechnungen sowie viele Stammdaten rund um Kunden und Lieferanten – also eine ideale Plattform für einen Test unter realen Bedingungen. Nachfolgende Änderungswünsche wurden innerhalb weniger Tage ausgeführt. So verwandelte sich das Ganze Stück für Stück in eine passgenaue Lösung. Und: Die Testversion steht uns bis heute noch zur Verfügung. Die User können hier nach wie vor neue Funktionen ausprobieren, bevor wir das Ganze in den Alltag integrieren. Das minimiert jedes Risiko.

4. Was zeichnete die Umstellung ansonsten aus?

Der ganze Prozess bis zum Go-Live dauerte nur drei Monate – den Grundstein dafür bildete eine enge Zusammenarbeit mit uns. So richteten wir etwa einen MS-Teams-Kanal ein, über den uns die User direkt erreichen konnten. Dazu kamen wöchentliche Abstimmungs-Calls. Außerdem bemerkenswert: Alle Gesellschafter und Mitarbeiter von MESS-Contracting nahmen an den Schulungen teil – auch wenn sie das ERP-System eigentlich (noch) nicht nutzen. Auf diese Weise gibt es nun ein ideales Verständnis für die Möglichkeiten von Haufe X360 im ganzen Unternehmen.

5. Wie profitiert das Unternehmen vom neuen ERP?

Buchhaltung: Bei MESS-Contracting fallen viele Rechnungsposten wie Grundpreis, Arbeitspreis, Gebühren sowie Wartungs- und Reparaturleistungen immer wieder in ähnlicher Weise an – wobei das ERP-System perfekt für diese Aufgabe konfiguriert wurde, wie Ana Pestereanu erklärt: „Alle Standardposten habe ich selbstständig als Artikel angelegt, die ich bei einer neuen Rechnungsstellung nur kurz anklicke. Anschließend erscheint auf der Rechnung automatisiert ein Text, den man nur noch leicht korrigieren muss. Auch der Versand erfolgt aus dem System heraus. Mit dieser Funktion sparen wir bereits viel Zeit ein.“ Im Übrigen liegen alle Daten eines Projekts – von den Vorab-Kalkulationen über technische Zeichnungen bis zum Schriftverkehr mit Kunden – gebündelt in Haufe X360 vor, was das gesamte Projektmanagement vereinfacht.

Controlling: Darüber hinaus ordnet das System alle Debitoren- und Kreditorenrechnungen automatisiert einem Projekt zu, wobei auch die Bankkonten direkt mit dem ERP-System verbunden sind. Und das heißt im Umkehrschluss: Mit wenigen Klicks sehen die Verantwortlichen, welche Rechnungen noch offen sind oder wie sich der Ertrag eines Projekts entwickelt. „Insgesamt arbeiten wir viel effizienter“, fasst Ana Pestereanu zusammen. „Alle Kosten und Einnahmen liegen transparent vor, was zum Beispiel unsere interne Gegenprüfung der Steuerbüro-Berechnungen massiv vereinfacht.“

„Wir arbeiten mit der Lösung von Lutz Consulting viel transparenter und schneller. So kann ich zum Beispiel alle Kosten und Einnahmen eines Projektes mit wenigen Klicks kontrollieren. Auch die Erstellung der komplexen Energielieferverträge läuft mithilfe automatisierter Masken deutlich einfacher ab. Die Gesamtlösung erleichtert viele Prozesse.“

Ana Pestereanu von MESS-Contracting