Wie T&R Tresortechnik seine Serviceprozesse per ERP-Lösung perfektioniert

In einem hochsensiblen Feld agiert T&R Tresortechnik mit großem Erfolg – die Rundum-Dienstleistung vom Tresorservice bis zum Verkauf von Ersatzteilen nutzen unter anderem große Handelsketten und Banken. Alles wird mit unserer ERP-Lösung auf Basis von Haufe X360 gemanagt.

• Unkompliziert: automatisiertes Umwandeln der Bestellungen in Aufträge und Rechnungen
• Aktuell: Online-Zugriff per App auf zentrale Prozesse – damit Verantwortliche auch unterwegs zum Beispiel Bestelleingänge überprüfen können
• Einfach: Mahnverfahren „per Klick“ bei offenen Rechnungen
• Geplant: Service-Management per ERP – zur einfachen „Bündelung“ der Einsätze für noch mehr Tempo
• Geplant: Einsatz von Tablets im Service – der Kunde unterschreibt „online“ und stößt so nachfolgende Prozesse an

1. Wie war die Ausgangslage?

Qualität, Zuverlässigkeit, Vertrauen – in kaum einem anderen Feld sind diese Werte so wichtig wie im Bereich der Tresortechnik. Immerhin geht es um größere Vermögen, die man sicher aufbewahren möchte. Insofern hängt sehr viel von der Dienstleistungsqualität der beteiligten Tresorspezialisten ab. Und genau in diesem Umfeld punktet T&R Tresortechnik. „Wir sind international tätig. Große Handelsketten und Banken in Deutschland, Frankreich, Polen und den Niederlanden vertrauen auf unser Know-how“, erklärt Geschäftsführer François Tignon. „Dabei arbeiten viele Kunden seit Jahren mit uns zusammen.“  – Für Einsätze im Ausland setzt T&R dabei auf externe Dienstleister, was auch bedeutet: Die Steuerung von Angeboten, Bestellungen und Co. ist nicht einfach. Jahrelang erfolgte der Prozess mit Lexware, wobei François Tignon nicht zufrieden war mit der Performance: „Der dazugehörige Server stand in einem externen Büro und es gab immer wieder Verbindungsabbrüche. Deshalb wollten wir unbedingt zu einem cloudbasierten System wechseln.“

2. Wie kam es zu der Wahl von Haufe X360 und der Zusammenarbeit mit Lutz Consulting?

Bei der Wahl des ERP-Systems im Jahr 2021 verließ man sich auf die Empfehlung eines IT-Dienstleisters, der das Unternehmen längere Zeit betreut hatte und auch die Implementierung des ERP-Systems verantwortete. Mittlerweile sind wir als kompetenter ERP-Partner an Bord. Wir helfen bei allen Fragen rund um das ERP-System und beraten zu denkbaren Erweiterungen.

3. Wie erfolgte die Modellierung des ERP-Systems

Die Implementierung lief betont unspektakulär ab – zur Zufriedenheit des Unternehmens: Eine Testversion war rund 8 Wochen parallel zu Lexware im Einsatz, wobei bereits diese Variante in weiten Teilen die Anforderungen erfüllte, wie François Tignon hervorhebt. Folgerichtig bereitete auch der nachfolgende Go-Live wenig Aufwand. Das Management-Team von T&R erstellte kurz vor dem Wechsel per Lexware alle noch offenen Rechnungen. Mit dem Start von Haufe X360 wechselte der Rechnungsprozess komplett ins neue System.

4. Welche Veränderungen stehen noch an?

Aktuell gibt es Planungen, die kleinteilige Steuerung der internationalen Serviceeinsätze mit Haufe X360 auszuführen – für deren Umsetzung wir als ERP-Spezialisten bereitstehen. „Ich will im System schnell nachvollziehen können, wann und wo einer unserer Techniker im Einsatz ist. In der Folge lassen sich Termine effizient bündeln, so dass ein Kollege mehrere Aufträge in benachbarten Städten hintereinander ausführt“, erklärt François Tignon. „Außerdem stelle ich mir vor, dass Kunden die abgeschlossene Serviceleistung auf einem Tablet bestätigen, was wir dann direkt im System sehen. In der Folge sind wir noch schneller und effizienter.“

5. Wie profitiert das Unternehmen vom neuen ERP-System?

Bestellungen und Angebote: Diverse Automatisierungen bilden die Basis für schlanke Prozesse rund um Angebote, Auftragsbestätigungen und Co. Wenn ein Kunde zum Beispiel Ersatzteile per Mail bestellt, lässt sich mit wenigen Klicks ein Auftrag anlegen – dazu sind alle Artikel- und Kundendaten hinterlegt. Haufe X360 ergänzt die Eingaben in Sekundenschnelle. Anschließend versendet  François Tignon aus dem System heraus eine Bestellung beim vorgelagerten Produzenten, wobei Haufe X360 diese Bestellung automatisiert dem richtigen Adressaten zuordnet. Nach Wareneingang wird der Lieferschein im ERP-System verbucht und das Material ausgeliefert.

Service: Liegt ein neuer Serviceauftrag vor, wählen die Verantwortlichen im ERP-System den dazu passenden Techniker in der jeweiligen Region aus. Anschließend versendet das System einen Auftrag an ihn, wobei Haufe X360 die gewünschten Servicedetails rund um „Code-Änderung“ oder „Umrüstung des Schlosssystems“ mit wenigen Klicks ergänzt. Vor Ort kommt derzeit noch ein Ausdruck mit Infos zu den gewünschten Leistungen zum Einsatz, den der Kunde unterschreibt. „Das Dokument wird gescannt und an uns zurückgesendet“, erklärt François Tignon. „Ich kann dann in Sekundenschnelle eine Rechnung versenden. Das System wandelt dazu einfach den Auftrag um.“

„Die Cloud-Technologie von Haufe X360 ist für uns besonders wichtig, denn wir sind ständig unterwegs. Jetzt haben wir per App immer einen Rundumblick auf alle aktuellen Bestell- und Rechnungsprozesse. Im nächsten Schritt wollen wir zusammen mit Lutz Consulting unser Service-Management perfektionieren. Die Kooperation mit diesem Partner erleben wir als rundum positiv.“

François Tignon,  Geschäftsführer von T&R Tresortechnik