Wie Schlee-Siebdrucktechnik seine Prozesse per ERP perfektioniert

Von der Herstellung der Druckschablonen bis zum Handel mit Farben und Geräten – Schlee-Siebdrucktechnik ist ein zentraler Partner für Druckereien. Hier erfolgen viele wichtige Vorarbeiten – und das perfekt gesteuert mit unserer ERP-Lösung auf Basis von Haufe X360.

• Rasant: Implementierung in nur drei Monaten durch Lutz Consulting auf Basis eines engen Austauschs
• Transparent: Rundumblick auf den Warenbestand – inklusive Erinnerung bei Mindestbestand
• Einfach: Mahn- und Lastschriftverfahren per „Klick“ anstoßen
• Schnell: Nachbestellung von Vorprodukten durch Zusammenführen von Bestellungen
• Stabil: Buchhaltungsprozesse mit automatisierter Verarbeitung von Eingangsrechnungen
• Parallel: Arbeiten in verschiedenen Prozessen und einfaches Navigieren zwischen Lieferschein, Rechnung und Kundendaten

1. Wie war die Ausgangslage?

Viele Faktoren entscheiden über die Qualität eines Siebdrucks – aber die Arbeit beginnt nicht erst in der Druckerei: Externe Spezialisten erstellen hochgenaue Druckschablonen, deren Oberfläche den Druck massiv beeinflusst. Und genau in diesem anspruchsvollen Feld agiert Schlee-Siebdrucktechnik seit fast 50 Jahren. Hier bekommen Druckereien einerseits individuelle Druckschablonen, Standardfarben und fertig gemischte Sonderfarben. Außerdem vertreibt das Unternehmen Siebdruckgewebe, Reinigungschemie, Druckmaschinen und sonstiges Zubehör zum Drucken.

Für die dazugehörige Buchhaltung und Warenwirtschaft kam infolge einer Fusion mit einem anderen Siebdruckpartner-Unternehmen im Jahr 2020 Lexware zum Einsatz. Dabei gab es „eigentlich“ keine Probleme, wie Geschäftsführerin Daniela Thomas betont. „Allerdings machte uns ein IT-Mitarbeiter darauf aufmerksam, dass Software und IT-Infrastruktur an ihre Grenzen stießen. Viele Rechenprozesse auf eigenen Servern liefen einfach zu langsam und instabil ab. Er plädierte für die Einführung einer cloudbasierten ERP-Technologie.“

2. Wie kam es zur Wahl von Haufe X360?

Die Entscheidung basierte auf unserer Empfehlung – wir hatten das Unternehmen bereits bei der Einführung von Lexware unterstützt, wobei sich nun das cloudbasierte ERP-System anbot. Schließlich gibt es spezielle Aufgaben – wie etwa die Steuerung der Mischprozesse von Druckfarben. Solche Details ließen sich mit der modularen Struktur von Haufe X360 präzise abbilden. Am Ende stand eine passgenaue ERP-Lösung. Das ist immer unser Ziel.

3. Wie erfolgte die Modellierung des ERP-Systems durch unsere Experten?

In einem ersten Schritt – kurz nach Projektstart – setzen wir eine Testversion von Haufe X360 auf. Sie wurde von zwölf Mitarbeitenden bei Schlee „auf Herz und Nieren“ geprüft. Geschäftsführerin Daniela Thomas hebt die Vorteile hervor: „Auf diese Weise haben wir anhand von Praxisbeispielen getestet, ob unsere Prozesse adäquat abgebildet sind. Zugleich lernt man die Funktionen und Oberflächen der Software in wirklich jedem Detail kennen.“ Parallel dazu setzten wir alle Änderungswünsche der User umgehend um. In nur zwölf Wochen verwandelte sich Haufe X360 in eine passgenaue Lösung. Wichtig dabei: Wir waren während dieser Testphase dicht dran bei den Anwendern – man konnte uns jederzeit erreichen. Zudem schauten wir uns die Aufgaben vor Ort an oder kamen sogar zwischendurch vorbei, um Fragen der User per Schulterblick am Rechner zu beantworten.

4. Was zeichnete die Umstellung ansonsten aus?

Diverse Details spielten eine Rolle, wie das Beispiel „Mischservice“ deutlich macht: Wenn Schlee individuelle Druckfarben erstellt, benötigen die Verantwortlichen in der Produktion eine spezielle Arbeitsliste – deren Posten werden einfach nach Abschluss eines Prozesses abgehakt, wobei Haufe X360 dieses Dokument jetzt automatisiert erstellt. Für solche und ähnliche Lösungen stellt unsere ERP-Lösung eine ideale Arbeitsgrundlage dar. Das Endergebnis passt in jedem Detail.

5. Wie profitiert das Unternehmen vom neuen ERP?

Verwaltung: Mitarbeitende in der Verwaltung von Schlee sind gleichzeitig für Buchhaltung, Rechnungswesen und Steuerung der Warenwirtschaft verantwortlich. Dementsprechend abwechslungsreich sind ihre Aufgaben. „Deshalb ist die gesamte Usability von Haufe X360 eine große Hilfe“, sagt Daniela Thomas. „Ich kann mehrere Tabs öffnen und Prozesse parallel bearbeiten. Außerdem gelange ich aus einem Auftrag heraus mit wenigen Klicks zu den hinterlegten Kundendaten. Solche Details sind für uns entscheidend.“

Warenwirtschaft: Jeder Wareneingang wird anhand des Lieferscheins überprüft und im ERP-System erfasst. Der Warenbestand liegt also aktuell vor, was seine Steuerung massiv vereinfacht – ein wichtiges Thema für Schlee, denn die benötigten Farben werden zweimal pro Woche beim Hersteller nachbestellt. Dazu schauen die Verantwortlichen nur kurz in Haufe X360. Das System ermittelt den Bedarf anhand definierter Mindestmengen, die im Lager vorliegen müssen.

Buchhaltung: Ähnlich hilfreich ist für Schlee die Vernetzung des Systems mit Bankkonten. Dabei wurden im Vorfeld alle SEPA-Lastschrift-Mandate der Kunden ins System eingepflegt – was jetzt bedeutet: Wenn eine Abbuchung ansteht, stößt Daniela Thomas den gesamten Prozess in Sekundenschnelle an. Die angeschlossene Bank führt die Buchung aus. Ähnlich einfach gestalten sich Mahnverfahren, denn das ERP-System verknüpft alle Kontoeingänge mit dazugehörigen Rechnungsposten – und weist automatisiert auf verpasste Zahlungsziele hin. Anschließend lässt sich die Mahnung mit wenigen Klicks versenden.

„Speziell die Usability von Haufe X360 ist eine große Hilfe für uns. Man kann verschiedene Prozesse parallel in mehreren Tabs bearbeiten. Außerdem gelange ich mit wenigen Klicks zu den Kundendaten, wenn ein Auftrag vorliegt. Auch die Mahn- und Lastschriftprozesse sind massiv vereinfacht. Mit der Arbeit von Lutz Consulting sind wir sehr zufrieden.“

Daniela Thomas, Geschäftsführerin von Schlee-Siebdrucktechnik